Winst bijhouden in je restaurant

Vol is niet hetzelfde als winstgevend

Elke ondernemer heeft het meegemaakt: een maand die uitstekend aanvoelde. De zaal vol, het team op zijn tandvlees, de reviews goed. Dan komen de cijfers binnen en is de winst dunner dan in een rustige maand een jaar eerder.

Een vol restaurant vertelt je iets over de vraag. Het vertelt je niets over de marge. Winst is wat overblijft na eten, personeel, huur en al het andere, en elk van die posten kan bewegen zonder dat verandert hoe de zaal op een zaterdagavond aanvoelt.

Winst bijhouden in je restaurant is de praktijk om dat gat doorlopend te meten, zodat je het in week twee van een slechte maand ontdekt in plaats van in week zes, nadat hij is afgesloten.

De cijfers die het waard zijn om bij te houden

Winst bijhouden betekent niet alles bijhouden. Een klein aantal maatstaven, consequent gevolgd, wint van een groot dashboard dat niemand opent.

Prime cost — eten plus drank plus totale arbeid — is degene om als eerste in de gaten te houden. Het is het grootste deel van de beheersbare uitgaven, en in de meeste zelfstandige restaurants beslist het over het jaar. Klopt de prime cost, dan is de rest meestal beheersbaar. Klopt hij niet, dan is niets anders wat je repareert genoeg.

• Prime cost — kostprijs van het verbruikte plus totale arbeid, als percentage van de omzet
• Food cost, werkelijk tegenover theoretisch
• Personeelskosten, verdeeld tussen vast en uurloon
• Vaste bedrijfskosten, zo bijgehouden dat een uitschieter opvalt
• Break-even omzet en voortgang sinds het begin van de maand
• Gemiddelde rekening en aantal gasten — de twee dingen die de omzet bewegen

Wekelijks, niet maandelijks

Maandelijkse boekhouding bestaat om aan belasting en regelgeving te voldoen. Ze was nooit bedoeld om je te helpen een restaurant te runnen, en dat kan ze ook niet, omdat ze te laat komt.

Een wekelijks ritme verandert waar de cijfers voor dienen. Een maand is lang genoeg dat een slechte week zich erin kan verbergen. Een week is kort genoeg dat je je nog de woensdag herinnert waarop de koelcel openbleef, of de vrijdag waarop je twee mensen tekortkwam en vier tafels moest trakteren.

Daarom moet de invoer ook snel zijn. Als de wekelijkse routine een uur kost, wordt hij overgeslagen precies in de weken die het meest tellen — de drukke, exact de weken waarin de kosten uit de hand lopen.

Een trend lezen in plaats van een cijfer

De food cost van één week zegt heel weinig. Leveringen komen ongelijkmatig binnen, voorraadtellingen wiebelen, en een groot evenement vertekent een week. Het signaal zit in de trend.

Drie weken waarin de food cost elke week een halve punt oploopt, is een echt signaal, ook al ziet geen enkele week er alarmerend uit. Eén week op 38% na elf weken op 31% is meestal een telfout of een artefact van leveringstiming, geen crisis.

Die twee leren onderscheiden is het grootste deel van de vaardigheid. Daarom staat de cursus naast het dashboard, in plaats van apart verkocht te worden — het hulpmiddel geeft je het cijfer, en weten wat een cijfer in een echte week betekent, is iets heel anders.

Van bijhouden naar handelen

Bijhouden dat geen beslissing verandert, is gewoon boekhouding in mooiere kleuren. Het punt van vroeg een cijfer zien, is dat je nog tijd hebt om te handelen terwijl de maand nog open is.

Stijgt de food cost twee punten, controleer dan eerst portionering en verspilling voordat je opnieuw onderhandelt met leveranciers, omdat portionering sneller te herstellen is en meestal het grootste deel uitmaakt. Stijgt de arbeid, controleer dan of het rooster overeenkwam met de gasten in plaats van uren over de hele linie te schrappen. Loopt de omzet halverwege de maand achter op de break-even, dan weet je precies hoeveel je in de tweede helft nodig hebt, en kun je beslissen wat je doet terwijl die tweede helft er nog aankomt.

Wat we in ons eigen restaurant veranderden

We bouwden dit na jaren op onderbuikgevoel runnen en het jaar afsluiten zonder duidelijk beeld welke beslissingen hadden geholpen. Het eerste jaar dat we goed bijhielden, bespaarden we € 4.000 — uit verspilling die we nooit hadden gemeten, uit porties die waren afgedreven, en uit een leverancierspost waar achttien maanden niemand naar had gekeken.

Niets daarvan vereiste een nieuw concept, een nieuwe kaart of een marketingactie. Het vereiste de cijfers vroeg genoeg zien om erop te kunnen handelen. Daarvoor zijn het dashboard en de cursus.