Restaurangbenchmarks

Var de här intervallen kommer ifrån

De kommer från samma ställe som alla driftsansvarigas tumregler kommer från: hotell- och restaurangutbildning, branschpress, samtal med leverantörer och decennier av folk som upprepar siffror som visade sig vara ungefär rätt. Det är folklore. Användbar folklore — men folklore, och det kallar vi det hellre.

Vi säger det rakt ut eftersom alternativet är vad de flesta benchmark-sidor gör: fästa ett år, en urvalsstorlek och en auktoritativt klingande källa vid en siffra ingen faktiskt har mätt. Vi kan inte verifiera en branschstatistik, vi har inte genomfört en undersökning av europeiska restauranger, och vi kommer inte skriva en källhänvisning som inte pekar på något. Behöver du reviderade siffror för en bank eller en investerare är det här inte de.

Vad de verkligen är bra på är det driftsansvariga redan använder dem till: en snabb känsla för om en siffra är rimlig, och ett sätt att diskutera med sin egen resultaträkning som har lite form.

Food cost: varför intervallet är så brett

Kök ligger från sena tjugotalet till mitten av trettiotalet. Barer ligger mycket lägre, eftersom att servera en sprit kostar en bråkdel av att lägga upp en rätt, och eftersom en bars varukostnad koncentreras till en handfull rader den köper varje vecka istället för utspridd över hundra färskvaror.

Inom ett intervall är det som flyttar dig menysammansättningen, inte skicklighet. En restaurang som säljer mycket nöt och fisk kommer ligga högst upp i sitt intervall medan den gör allt rätt; en som säljer pasta och grönsaker kommer ligga längst ner medan den gör väldigt lite rätt. Det är därför att jämföra din food cost med en annan restaurangs är nästan meningslöst, och att jämföra den med ditt eget föregående kvartal är nästan avgörande.

Skillnaden mellan din teoretiska food cost — vad dina recept säger att maten du sålde borde ha kostat — och din faktiska är där de driftsmässiga pengarna gömmer sig. Ett intervall visar dig aldrig det gapet. Bara att räkna gör det.

• Menysammansättning — vilka rätter som faktiskt säljer, inte de du är stolt över
• Inköpspriser, följda leverans för leverans istället för vid månadens slut
• Portionering, som glider varje gång ett nytt par händer ansluter till linjen
• Svinn, förskämning och putsning, ingenting av det syns på en faktura
• Personalmåltider och bjudningar, som är riktig food cost i förklädnad

Personal: intervallet du inte läser av en meny

Personal citeras efter servicemodell snarare än kökstyp, eftersom det som driver det är hur många personer lokalen behöver för att fungera, inte vad som lämnar passet. En sal med full service bär en sektion, ett pass, en bar och ett golv oavsett om borden fylls eller inte. Servering i disk gör inte det.

Det är hela anledningen till att full service ligger flera enheter över begränsad service i de konventionella intervallen. Det är strukturellt. Man får inte ner en betjänad sal till en disks personalnivå genom att styra hårdare — man kommer dit genom att ändra servicemodellen, vilket är ett annat beslut med andra konsekvenser.

Barintervallet är det bredaste av de tre, och med rätta: barpersonal är nästan uteslutande en schemaläggningsfråga. Två personer en lugn tisdag och fem en lördag är samma lokal som producerar en svängning på tio enheter, det är därför barpersonal måste läsas över en månad snarare än över en kväll.

En sak intervallen nästan aldrig inkluderar, och borde: din egen lön. Jobbar du på golvet fem dagar i veckan är din tid en riktig kostnad oavsett om den lämnar kontot eller inte. En personalprocent som tyst utesluter ägaren är en siffra utformad för att kännas bättre än vad restaurangen faktiskt är.

Prime cost är siffran som avgör året

Prime cost är mat plus total personal. I en oberoende restaurang är det den stora majoriteten av kontrollerbara utgifter, och det avgör året. Är prime cost rätt är de flesta andra problem att överleva. Är det fel kommer inget du åtgärdar längre ner i kedjan vara tillräckligt stort för att spela roll.

Prime cost-diagrammet ovan är de två intervallen adderade ände till ände, och det är räkneexempel snarare än ett fjärde benchmark. Botten på ditt matintervall och botten på ditt personalintervall sammanfaller sällan samma månad — billigare råvaror betyder oftast mer förberedelse, och mer förberedelse betyder fler timmar. Läs summan som en yttre gräns, inte som ett intervall du bör förvänta dig att ligga bekvämt inom.

Den praktiska versionen: gör prime cost till den enda siffra du tittar på först varje månad, och bryt ner den bara när den rör sig. Två halvor som rör sig i motsatta riktningar inom en stabil prime cost är en normal restaurang. En prime cost som stiger en enhet i månaden är en restaurang med ett problem den ännu inte identifierat.

Tre till nio procent är en varning, inget mål

Det generella nettomarginalintervallet är lågt nog att överraska alla utanför branschen och ingen innanför. Tre procent betyder att en restaurang på €600 000 tjänar €18 000 om året — mindre än ägaren skulle tjäna på att jobba i någon annans kök, för en bråkdel av risken och utan hyreskontraktet.

Barer citeras högre, och anledningen är food cost-intervallet ovan: en strukturellt lägre varukostnad på det som säljs mest går rakt igenom till sista raden. Det är en fördel med formatet, inte bevis på att barägare driver strängare.

Intervallet som betyder mer än något av dessa är det under — om siffran ens är positiv, och om den förblir positiv efter att ägaren betalats ordentligt. En restaurang som rapporterar en marginal på 7 % medan den inte betalar sin ägare något rapporterar en marginal på 7 % på en verksamhet som inte fungerar.

Europeisk kontext: vad vi kan och inte kan berätta för dig

Det här är ett europeiskt företag — registrerat i Tjeckien, verksamt på tjeckiska, engelska och italienska — så det uppenbara att publicera här skulle vara tjeckiska, slovakiska och italienska benchmark-siffror. Det tänker vi inte göra, eftersom vi inte har dem, och att hitta på tre trovärdigt klingande nationella intervall skulle undergräva allt resten av den här sidan försöker göra.

Det som kan sägas utan att hitta på något är strukturellt, och det betyder mer än ett nationellt genomsnitt skulle göra. Det första är moms. Ett intervall betyder ingenting om du inte vet om omsättningen under det är brutto eller netto, och europeiska satser skiljer sig tillräckligt per land och kategori — ätande på plats mot avhämtning, mat mot alkohol — att en restaurang kan producera två märkbart olika food cost-procentsatser beroende på vilken omsättningssiffra den delar med. Välj netto efter moms, och använd det varje månad.

Det andra är kostnaden för att anställa någon. I stora delar av Europa lägger arbetsgivaravgifter till ett betydande belopp ovanpå bruttolönen, och andelen fastställs nationellt, inte av dig. En personalprocent byggd bara på bruttolöner kommer ligga bekvämt inom intervallet och ändå vara fel. Använd den fulla arbetsgivarkostnaden, avgifter och semesterersättning inkluderade, annars mäter din personalsiffra något annat än vad intervallet beskriver.

Det tredje är säsongsvariation, som fångar både bergsstäder och kuststäder. Ett årsintervall jämnt fördelat över tolv månader beskriver nästan ingen europeisk restaurang. Fasta kostnader löper hela året; omsättning gör inte det. Bilden månad för månad är den att agera på, och årssiffran är den att skriva under ett hyreskontrakt med.

Inget av det är en siffra, och vi ger dig hellre tre frågor du kan besvara om dina egna räkenskaper än tre landsgenomsnitt du inte kunde kontrollera.

Så använder du ett intervall utan att lura dig själv

Den första regeln är konsekvens i definitionerna. Hur du än bestämmer dig för att räkna — moms med eller utan, ägarlön med eller utan, leveransprovision som förlorad omsättning eller som en kostnad — räkna på samma sätt varje månad. En jämförelse mellan två olika definierade siffror är värre än ingen jämförelse alls, eftersom den ger säkra slutsatser ur brus.

Den andra är att riktning betyder mer än nivå. En restaurang på 34 % food cost som glider uppåt en halv enhet i månaden har fler problem än en som ligger stabilt på 36 %. Intervallet talar om var du är. Bara en serie talar om vart du är på väg, och vart du är på väg är den del du fortfarande kan ändra.

Den tredje är att ändra en sak i taget. Räkna om menyn, omförhandla med två leverantörer och bygg om schemat samma vecka, så får du ett resultat du inte kan tillskriva något — vilket betyder att du inte heller kan upprepa det.

• Fastställ dina definitioner en gång, och skriv ner dem
• Mät varje vecka; en månad är lång nog att gömma en dålig vecka i sig
• Jämför med ditt eget föregående kvartal innan du jämför med ett intervall
• Ändra en variabel, och vänta sedan en hel period innan du läser av den
• Räkna alltid ägarens lön som en kostnad

Den enda siffran här som är vår

Vi byggde den här programvaran först för vår egen restaurang. I en stad med 30 000 invånare lät vi en verksamhet växa till en miljon, och i flera år drev vi den som de flesta oberoende gör — på instinkt, med de riktiga siffrorna som kom sex veckor efter att de kunde ha varit till nytta. Det första året vi följde upp ordentligt sparade vi €4 000. Inte från en genial ny idé. Genom att äntligen se vart pengarna tog vägen.

Den siffran är vår, den är uppmätt, och den är den enda på den här webbplatsen som är det. Allt ovan är branschens konventionella visdom, erbjuden som en form att hålla dig själv mot. Dina egna siffror, räknade på samma sätt varje vecka, kommer berätta mer för dig på en månad än något benchmark berättar på ett år.

Frågor driftsansvariga faktiskt ställer