Ravintolan tuoton seuranta

Täynnä oleminen ei ole sama asia kuin kannattava

Jokainen yrittäjä on kokenut sen: kuukausi, joka tuntui erinomaiselta. Sali täynnä, tiimi äärirajoilla, arvostelut hyviä. Sitten saapuu kirjanpito, ja tuotto on ohuempi kuin edellisen vuoden hiljaisena kuukautena.

Täysi ravintola kertoo kysynnästä. Se ei kerro mitään katteesta. Tuotto on se, mitä jää jäljelle ruoan, työvoiman, vuokran ja kaiken muun jälkeen, ja jokainen näistä eristä voi liikkua muuttamatta lainkaan sitä, miltä sali tuntuu lauantai-iltana.

Ravintolan tuoton seuranta on käytäntö mitata tuota kuilua jatkuvasti, jotta saat tietää sen huonon kuukauden toisella viikolla eikä kuudennella, sen päätyttyä.

Luvut, joita kannattaa seurata

Tuoton seuranta ei tarkoita kaiken seuraamista. Pieni määrä mittareita, joita seurataan johdonmukaisesti, voittaa suuren dashboardin, jota kukaan ei avaa.

Prime cost — ruoka plus juoma plus kokonaistyövoima — on ensimmäinen, jota kannattaa tarkkailla. Se on suurin osa hallittavissa olevista kuluista, ja useimmissa itsenäisissä ravintoloissa se ratkaisee vuoden. Jos prime cost on kunnossa, muu on yleensä hallittavissa. Jos se on väärin, mikään muu korjaus ei riitä.

• Prime cost — käytettyjen tavaroiden kustannus plus kokonaistyövoima, prosenttina liikevaihdosta
• Food cost, todellinen suhteessa teoreettiseen
• Työvoimakustannus, jaettuna vakituiseen ja tuntipalkkaiseen
• Kiinteät käyttökulut, seurattuna niin, että poikkeama erottuu
• Break-even-liikevaihto ja edistyminen kuukauden alusta lähtien
• Keskimääräinen lasku ja asiakasmäärä — kaksi asiaa, jotka liikuttavat liikevaihtoa

Viikoittain, ei kuukausittain

Kuukausittainen kirjanpito on olemassa verotuksen ja säädösten täyttämiseksi. Sitä ei koskaan suunniteltu auttamaan sinua johtamaan ravintolaa, eikä se voi, koska se saapuu liian myöhään.

Viikoittainen rytmi muuttaa sen, mitä luvut ovat varten. Kuukausi on tarpeeksi pitkä, jotta huono viikko voi piiloutua sen sisään. Viikko on tarpeeksi lyhyt, jotta muistat vielä keskiviikon, jolloin kylmiö jäi auki, tai perjantain, jolloin kaksi henkeä puuttui ja jouduit tarjoamaan neljä pöytää.

Siksi syötönkin täytyy olla nopea. Jos viikkorutiini vie tunnin, se jätetään väliin juuri niinä viikkoina, jotka merkitsevät eniten — kiireisinä, jotka ovat täsmälleen niitä viikkoja, joina kulut karkaavat.

Trendin lukeminen luvun sijaan

Yhden viikon food cost merkitsee hyvin vähän. Toimitukset saapuvat epätasaisesti, varastolaskennat heiluvat, ja suuri tilaisuus vääristää viikon. Signaali on trendissä.

Kolme viikkoa, joina food cost ryömii ylöspäin puolen pisteen verran joka viikko, on todellinen signaali, vaikka mikään yksittäinen viikko ei näytä hälyttävältä. Yksi viikko 38 %:ssa yhdentoista 31 %:n viikon jälkeen on yleensä laskentavirhe tai toimitusajoituksen artefakti, ei kriisi.

Näiden kahden erottamisen oppiminen on suurin osa taidosta. Siksi kurssi seisoo dashboardin vieressä sen sijaan, että se myytäisiin erikseen — työkalu antaa sinulle luvun, ja se, mitä luku tarkoittaa oikeana viikkona, on täysin eri asia.

Seurannasta toimintaan

Seuranta, joka ei muuta yhtäkään päätöstä, on vain kirjanpitoa kauniimmilla väreillä. Idea siinä, että näkee luvun aikaisin, on se, että sinulla on vielä aikaa toimia, kun kuukausi on vielä avoinna.

Jos food cost nousee kaksi pistettä, tarkistat annostelun ja hävikin ennen kuin neuvottelet uudelleen tavarantoimittajien kanssa, koska annostelu korjaantuu nopeammin ja on yleensä suurempi osuus. Jos työvoima nousee, tarkistat, vastasiko työvuorolista asiakasmäärää, sen sijaan että leikkaisit tunteja tasapäisesti. Jos liikevaihto on kuukauden puolivälissä alle break-evenin, tiedät tarkalleen kuinka paljon tarvitset jälkipuoliskolla, ja voit päättää, mitä tehdä, kun tuo jälkipuolisko on vielä edessä.

Mitä muutimme omassa ravintolassamme

Rakensimme tämän vuosien mutulla johtamisen ja vuoden sulkemisen jälkeen ilman selkeää käsitystä siitä, mitkä päätökset olivat auttaneet. Ensimmäisenä vuonna, jolloin seurasimme kunnolla, säästimme 4 000 € — hävikistä, jota emme olleet koskaan mitanneet, annoksista, jotka olivat ajautuneet pois, ja tavarantoimittajan erästä, jota kukaan ei ollut katsonut kahdeksaantoista kuukauteen.

Mikään näistä ei vaatinut uutta konseptia, uutta ruokalistaa tai markkinointikampanjaa. Se vaati lukujen näkemistä tarpeeksi aikaisin, jotta niiden perusteella voi toimia. Juuri siihen dashboard ja kurssi ovat.