Come controllare il costo del personale senza perdere le persone giuste

Tagliare le ore non è una strategia

Quando il costo del personale inizia a pesare, la mossa standard è togliere ore dal turnario. È rapida, è visibile e produce un numero che la settimana dopo sembra migliore.

È anche la mossa che con più probabilità peggiora il problema. Ore tagliate sotto quello che la sala richiede si vedono prima come servizio più lento, poi come conti più bassi, poi come coperti che non tornano, poi come le due persone che tenevano in piedi il rango che danno le dimissioni perché ogni turno è ormai sotto organico. Quando il costo del personale torna a sembrare sano in percentuale, anche il fatturato sotto si è spostato.

Tagliare non è sbagliato. Tagliare alla cieca è sbagliato. La differenza tra le due cose è se riesci a vedere dove finiscono davvero le ore.

Il costo del personale è un rapporto, non un totale

Il totale del cedolino, da solo, è quasi privo di significato. Un numero alto in un mese pieno può essere ottimo, un numero basso in un mese vuoto può essere disastroso. Quello che conta è il costo del personale in percentuale sul fatturato che ha prodotto, seguito nel tempo.

Questo cambio di prospettiva cambia la domanda che sta facendo. Non è più «come spendiamo meno di personale?» ma «dove stiamo pagando ore che non hanno prodotto niente?». Sono domande diverse con risposte diverse, e solo la seconda ha risposte che non le costano persone.

Permette anche di separare due costi che si comportano in modo completamente diverso: gli stipendi dei responsabili, che sono fissi e stanno nel suo break-even, e il personale a ore, che è variabile e dovrebbe muoversi con i coperti. Sommarli in un unico numero nasconde l'unica parte che può davvero governare settimana per settimana.

È il turnario a decidere i soldi

Quasi tutto il suo costo del lavoro controllabile è impegnato nel momento in cui pubblichi il turnario, giorni prima che venga guadagnato un solo euro. Tutto quello che viene dopo è contenimento dei danni.

La maggior parte dei turnari nasce dall'abitudine. Stessa forma della settimana scorsa, stessa forma dell'anno scorso, aggiustata per le feste e per chi ha chiesto il sabato libero. Non è un piano, è una copia, e porta avanti ogni decisione di organico che qualcuno abbia mai preso — comprese quelle sbagliate.

Un turnario costruito sui coperti previsti ha un aspetto diverso. Non è più aggressivo, ha una forma diversa. Mette le persone dove c'è volume e le toglie dalle ore che non ne hanno mai avuto: di solito l'apertura di un martedì vuoto e l'ultima ora di un mercoledì che nessuno voleva coprire comunque.

• Confronta costo del personale e fatturato giorno per giorno, non solo per settimana — la perdita è raramente distribuita in modo uniforme
• Separa i fissi dal personale a ore prima di leggere il numero, altrimenti la metà fissa nasconde quella variabile
• Tieni d'occhio gli straordinari a parte: sono l'ora più cara che compri e la più facile da far diventare normale
• Guarda cosa ha prodotto un turno, non solo quanto è costato

I costi che non stanno sul turnario

Il turnario mostra quello che ha pagato. Non mostra quanto le è costato il turnover, ed è lì che il costo del personale diventa caro senza far rumore.

Sostituire una persona non è mai un costo solo. È la ricerca, i colloqui, le settimane in cui paghi due persone per averne una capace, gli errori durante l'affiancamento, il servizio più lento mentre il rango impara a lavorare con qualcuno di nuovo, e il carico che si prendono quelli che sono rimasti — alcuni dei quali se ne andranno proprio per questo. Niente di tutto questo compare in una percentuale sul personale. Tutto compare nel suo anno.

Ecco perché la versione grezza del controllo del personale è un cattivo affare. Togliere ore alle persone migliori per proteggere una percentuale è uno dei modi più affidabili per comprarsi delle dimissioni, e delle dimissioni costano multipli delle ore risparmiate.

Cosa guardare prima di tagliare ore a qualcuno

Prima di toccare un solo turno vale la pena controllare tre cose, e tutte e tre costano meno di un'uscita.

Primo, se il turnario corrisponde ai coperti, giorno per giorno. Secondo, se gli straordinari sono strutturali — le stesse persone, le stesse sere, ogni settimana — perché uno straordinario strutturale è un problema di turnario pagato a tariffa maggiorata. Terzo, se la forma dei turni corrisponde ancora al ristorante che ha oggi e non a quello di due anni fa: è lì che di solito si nasconde l'ora di apertura silenziosamente inutile.

Per la nostra esperienza la maggior parte del costo del personale recuperabile sta in questi tre punti, non nella paga oraria di qualcuno. Sono anche gli unici interventi che lasciano la squadra intatta, cosa che conta più della percentuale.

Le persone brave sono la cosa meno cara del locale

Un cameriere forte vende di più, storna meno e gira i tavoli più in fretta. Un cuoco di linea forte spreca meno prodotto, porziona in modo costante e produce un food cost più basso di uno debole con le stesse ricette. Questi effetti non si vedono nella riga del personale. Si vedono in tutte le altre.

Che significa che l'obiettivo non è mai stato un costo del personale più basso. L'obiettivo è un costo del personale che si guadagna quello che costa. Sono bersagli molto diversi, e solo uno dei due alla fine ha ancora un ristorante.

Rendilo visibile prima che diventi una decisione

Un costo del personale che si guarda solo quando fa male è un costo del personale che affronterai sempre nel panico, e il panico produce ogni volta la mossa del taglio. Visto ogni settimana, accanto a fatturato e coperti, smette di essere un'emergenza e diventa un piccolo aggiustamento: un turno spostato, un'ora di apertura eliminata, un martedì con l'organico del martedì che ha davvero.

A questo serve la vista sul costo del personale in master.restaurant: il suo costo del lavoro contro il fatturato che l'ha pagato, settimana per settimana, accanto a food cost e break-even, così vede quale si sta muovendo davvero. Può provarla sui suoi numeri nella demo gratuita di tre giorni prima di decidere qualsiasi cosa, e se trova posto nella sua settimana, sono €499 una volta sola per l'accesso a vita invece di un altro abbonamento mensile.

Il numero da solo non le sistemerà il turnario. Ti dirà quale settimana guardare, che è la parte che nessuno ha tempo di ricavare durante il servizio.