Come abbiamo risparmiato €4.000 nel primo anno

Anni tirando a indovinare

Facevamo circa €35.000 al mese di incasso. È un ristorante vero, con una cucina vera e una squadra vera, e per molto tempo ci è sembrato abbastanza. Venerdì pieno, settimana buona. Martedì vuoto, settimana storta. Il sistema di reportistica era tutto qui.

Alla fine di ogni mese restava meno di quanto ci aspettassimo, e non sapevamo dire perché. Non a grandi linee — proprio per niente. Sapevamo dirvi esattamente cosa avevamo venduto. Non sapevamo dirvi quanto ci era costato venderlo.

La parte scomoda è che non eravamo pigri. Eravamo in locale sei giorni su sette. Conoscevamo i clienti, conoscevamo il menù, sapevamo quale fornitore sarebbe arrivato in ritardo. Semplicemente non avevamo idea di che effetto avesse tutto questo sui soldi, e a un certo punto avevamo preso l'abitudine di non guardare.

Le bolle finivano in un cassetto. Le fatture andavano al commercialista. I turni erano quelli della settimana prima, perché la settimana prima era andata bene.

Cosa abbiamo provato

Prima Excel. Un amico ci ha costruito un foglio di calcolo con le schede per acquisti, vendite e sprechi, e per circa sei settimane è stato bellissimo. Poi qualcuno ha trascinato una cella, una formula si è rotta senza far rumore, e i numeri hanno smesso di corrispondere alla realtà. Ce ne siamo accorti dopo un mese. Da lì in poi nessuno si fidava più — e un foglio di calcolo di cui nessuno si fida è peggio di nessun foglio di calcolo, perché una risposta te la dà lo stesso e tu ci agisci lo stesso.

Poi il commercialista. Il nostro è bravo nel suo lavoro; il problema era la forma del lavoro. I report arrivavano settimane dopo la chiusura del mese, organizzati per il fisco più che per noi. Ci dicevano con precisione quello che era già successo. A quel punto il cibo era stato mangiato, gli scarti erano nel bidone, e il mese che avremmo potuto sistemare era chiuso.

Così siamo tornati all'istinto, che in pratica voleva dire spiegazioni che puntavano tutte lontano da noi. I fornitori avevano alzato i prezzi. La stagione era fiacca. L'energia. Ognuna di queste cose era in parte vera, e ognuna era fuori dal nostro controllo — che, l'abbiamo capito molto più tardi, è di solito il modo per accorgersi che si sta guardando una scusa e non una causa.

Cosa abbiamo costruito

Non siamo un'azienda di software. Siamo ristoratori che si sono stancati di non sapere, quindi abbiamo costruito la cosa più piccola capace di rispondere a una domanda: dove finiscono i soldi tra la cassa e il conto in banca?

È diventato una dashboard. Una volta a settimana inseriamo lo stesso breve elenco di dati e ci restituisce food cost, costo del personale e break-even. Non c'è integrazione con il POS, ed è una scelta voluta. Digitare i numeri a mano richiede venti minuti e ti tiene vicino a quei numeri. Un numero che arriva da solo è un numero che non legge nessuno.

• L'incasso della settimana, diviso tra cibo e bevande
• Gli acquisti, inseriti man mano che arrivano le fatture invece che in un mucchio a fine mese
• Un inventario nello stesso giorno della settimana, prima della prima consegna
• Le ore di lavoro effettivamente svolte, non quelle previste dai turni
• Sprechi e pasti del personale, registrati quando succedono invece che a memoria

Il primo numero che ha fatto male

Ci sono volute due settimane per avere la prima informazione vera, e non era sottile. Il food cost era al 36%. Il costo del personale al 42%. Settantotto centesimi di ogni euro se ne erano già andati prima dell'affitto, dell'energia, dell'assicurazione o di una singola riparazione.

Vivevamo dentro quei numeri da anni senza averli mai visti scritti uno accanto all'altro. Due settimane di inserimento dati onesto hanno fatto quello che diversi anni di lavoro duro non avevano fatto: ci hanno detto quale problema affrontare per primo.

Cosa è cambiato

Dopo non è successo niente di drammatico. Non c'era una singola falla, né un furto, né un colpevole. C'erano una dozzina di piccole cose, e nessuna di loro da sola avrebbe giustificato una riunione.

Sul cibo, le porzioni erano la voce più grossa — una mano pesante sulla proteina non si nota al passe. Sotto: ordini fatti per una settimana che davamo per piena e piena non era, mise en place per un venerdì che non è mai arrivato, pasti del personale che nessuno aveva mai messo a costo, e due piatti che perdevano soldi su ogni piatto servito da quasi un anno. Abbiamo iniziato a pesare le porzioni. Abbiamo ordinato sulla base dell'inventario invece che sulla base di una sensazione. Abbiamo rifatto i due piatti e ne abbiamo tolto uno. Il food cost è passato dal 36% al 28%.

Sul personale, facevamo più o meno gli stessi turni ogni settimana, senza guardare com'era davvero la settimana. Quando abbiamo potuto vedere le ore lavorate rispetto agli incassi giorno per giorno, i turni con troppa gente sono saltati fuori subito — e con loro due turni che erano sempre stati scoperti, e che ci costavano in un altro modo. Non abbiamo licenziato nessuno. Abbiamo spostato le ore dove c'erano i clienti. Il costo del personale è passato dal 42% al 34%.

Sommando tutto, la dashboard ha individuato circa €1.800 al mese di risparmi.

Il primo anno non ha reso €1.800 per dodici volte. Ha reso circa €4.000, e quella differenza è la parte onesta di questa storia. I cambiamenti ci mettono mesi ad assestarsi. Alcuni li abbiamo applicati male la prima volta. Un paio non sono sopravvissuti a un'estate piena e a settembre sono stati rimessi in piedi. €4.000 in un anno non è una trasformazione — è un piccolo stipendio che stavamo buttando via, e l'unico motivo per cui l'abbiamo trovato è che abbiamo iniziato a contare.

Perché l'abbiamo reso disponibile

Una volta che avevamo questa cosa, abbiamo iniziato a notare lo stesso cassetto pieno di bolle in ogni cucina in cui entravamo. Ogni ristoratore con cui abbiamo parlato sapeva l'incasso del mese scorso. Quasi nessuno sapeva dirci il food cost della settimana prima.

Così l'abbiamo ripulito e reso disponibile. Non siamo consulenti e questo non è un programma di risanamento. Qui dentro non c'è niente che un ristoratore capace non possa ricavarsi da solo con una calcolatrice e un'ora fissa ogni lunedì. Quello che fa il sistema è assicurarsi che quell'ora ci sia davvero, e che il numero che hai davanti sia lo stesso numero, calcolato allo stesso modo, settimana dopo settimana.

Il metodo è tutto qui. Contare le stesse cose nello stesso giorno. Guardare la direzione più che il livello. Sistemare prima lo scarto più grande, poi guardare di nuovo. La verità scomoda è che avremmo potuto fare tutto questo anni prima con un quaderno. Non l'abbiamo fatto perché niente ci obbligava a guardare — ed è quello, più di qualsiasi funzione, che abbiamo finito per costruire.