Calcolatore del break-even per ristoranti

Cosa significa davvero il break-even

Il suo punto di break-even è il fatturato con cui il suo ristorante guadagna esattamente zero. Al di sotto, sta finanziando l'attività di tasca propria. Al di sopra, ogni euro contribuisce al profitto. È il numero più utile in un ristorante, ed è quello che meno proprietari sanno indicare a memoria.

Un calcolatore del break-even per ristoranti non è un esercizio contabile. È uno strumento operativo. Una volta conosciuto il suo break-even, ogni decisione — aprire il lunedì, aggiungere una sala, assumere un altro cuoco, prendere il locale accanto — ha un numero associato invece di una sensazione.

I tre input

Il break-even ha bisogno di tre cose: i suoi costi fissi, il suo tasso di costi variabili e, di conseguenza, il suo margine di contribuzione. Tutto il resto è aritmetica.

I costi fissi sono ciò che paga che entri o meno un solo cliente — affitto, assicurazione, personale direttivo stipendiato, rate dei prestiti, abbonamenti, utenze di base. I costi variabili si muovono con le vendite: cibo, bevande, manodopera oraria, commissioni sulle carte, materiali di consumo. Il suo margine di contribuzione è ciò che resta di ogni euro di vendite dopo i costi variabili.

• Costi fissi — affitto, assicurazione, personale fisso, prestiti, utenze di base, software
• Costi variabili — cibo, bevande, manodopera oraria, commissioni sulle carte, materiali di consumo
• Margine di contribuzione = 1 − (costi variabili ÷ fatturato)
• Fatturato di break-even = costi fissi ÷ margine di contribuzione

Un esempio pratico

Supponiamo che i suoi costi fissi siano 18.000 € al mese. Il suo food cost è al 30%, la manodopera oraria al 22% e altri costi variabili al 5% — in totale il 57% variabile. Il suo margine di contribuzione è del 43%.

Il break-even è 18.000 € ÷ 0,43 = 41.860 € al mese. Su un mese commerciale di 26 giorni, sono circa 1.610 € al giorno. Con uno scontrino medio di 32 €, sono circa 50 coperti al giorno prima di guadagnare un solo centesimo.

È proprio quest'ultima frase a cambiare il comportamento. «Cinquanta coperti prima di guadagnare qualcosa» è un numero che una squadra di sala può tenere a mente. «Break-even mensile di 41.860 €» non lo è.

Perché il numero continua a muoversi

Il break-even non è una targa sul muro. Si muove ogni volta che si muove la sua struttura dei costi — una revisione dell'affitto, una nuova assunzione stipendiata, un aumento da parte di un fornitore, un cambiamento nel mix di vendite tra cibo e bevande.

Per questo il break-even appartiene a una dashboard e non a un business plan. Un numero calcolato una sola volta, all'apertura, descrive un ristorante che non esiste più. Lo ricalcoli ogni mese, e ogni volta che cambia un costo fisso.

Osservi la direzione del movimento, non solo il livello. Un break-even che sale del 3% ogni trimestre è un ristorante che sta lentamente esaurendo il proprio margine di manovra, anche se ogni singolo mese sembra a posto.

Cosa fare quando è sotto il break-even

Esistono solo quattro leve, e solo quattro. Aumentare i prezzi, vendere a più coperti, ridurre i costi variabili o ridurre i costi fissi. Tutto il resto è una variante di una di queste.

La maggior parte dei gestori ricorre prima alla quarta leva, perché tagliare è visibile e sembra decisivo. Di solito è la più lenta e la più dannosa. Ridurre le ore sotto il livello di cui la sala ha bisogno le costa servizio, questo le costa coperti, il che alza il break-even che stava cercando di raggiungere.

Il margine di contribuzione è di solito la leva più rapida. Un miglioramento di due punti nel food cost si riversa direttamente sul margine e abbassa subito il break-even, senza toccare prezzi, personale o esperienza del cliente. Per questo controllo del food cost e break-even sono la stessa conversazione.

• Aumentare i prezzi — effetto più rapido sul margine, rischio più alto sul volume
• Aumentare i coperti — il più lento, ma l'unica leva senza limite
• Ridurre i costi variabili — di solito l'importo recuperabile più grande
• Ridurre i costi fissi — il più difficile da invertire; lo faccia per ultimo, non per primo

Monitorare senza foglio di calcolo

La maggior parte dei fogli di calcolo per il break-even viene costruita una volta e abbandonata entro un trimestre. Si rompono quando una formula viene sovrascritta, vivono su un solo portatile, e nessuno si fida della versione che sta guardando.

La dashboard di master.restaurant ricalcola il break-even a partire dai numeri che già inserisce per food cost e payroll, quindi resta aggiornato senza manutenzione separata. Vede il fatturato di break-even, a che punto si trova il mese in corso rispetto ad esso, e quanto del mese resta per raggiungerlo — mentre può ancora fare qualcosa al riguardo.