Calcolo del break-even per ristoranti: conosce il suo numero

Il numero che decide se sopravvivi

Il suo punto di break-even è il fatturato al quale il ristorante fa esattamente zero. Sotto, sta finanziando l'attività di tasca sua, che le sembri così o no. Sopra, ogni euro di vendite inizia a contribuire all'utile.

È il numero più utile in un ristorante e quello che meno titolari sanno dire a memoria. Chiedi a un operatore quanto è il suo food cost e una risposta di solito arriva, a volte anche giusta. Chiedi qual è il suo break-even e ottieni una pausa, poi una stima, poi un distinguo.

Quella pausa costa. Un break-even che non sa dire è un break-even con cui non sta guidando, e un ristorante che non ci guida prende ogni decisione a sensazione: aprire il lunedì, aggiungere una sala, assumere un altro cuoco a stipendio, firmare per il locale accanto. Ognuna di queste ha un numero attaccato. Senza break-even quel numero non lo vede mai, vede solo il risultato, sei mesi dopo.

Di cosa è fatto davvero il break-even

Tre cose: i costi fissi, l'incidenza dei costi variabili e il margine di contribuzione che ne deriva. Tutto il resto è una divisione.

I costi fissi sono quelli che paghi che entri un cliente o no — affitto, assicurazioni, personale a stipendio, rate dei finanziamenti, software, utenze di base. I costi variabili si muovono con le vendite: cibo, bevande, lavoro a ore, commissioni sui pagamenti, materiali di consumo. Quello che resta di ogni euro di vendite dopo i costi variabili è il margine di contribuzione, e il break-even è semplicemente il punto in cui quel margine ha coperto i costi fissi.

L'aritmetica richiede un minuto. Il giudizio richiede di più, ed è lì che quasi tutti i calcoli di break-even sbagliano in silenzio.

• Costi fissi — affitto, assicurazioni, personale a stipendio, finanziamenti, utenze di base, software
• Costi variabili — cibo, bevande, lavoro a ore, commissioni sui pagamenti, materiali di consumo
• Margine di contribuzione — quello che ogni euro di vendite lascia dopo i costi variabili
• Break-even — il fatturato al quale il margine ha coperto esattamente i costi fissi

Gli errori che rendono il numero inutile

Il più comune è lasciare fuori il titolare. Se lavori nell'attività, il suo compenso è un costo reale. Escluderlo produce un break-even comodo, che il ristorante raggiunge finanziandosi in silenzio con il suo lavoro non pagato. Quello non è un break-even, è un sussidio, e nasconde il problema esattamente per il tempo in cui riesci a continuare a lavorare.

Il secondo è trattare il lavoro a ore come costo fisso perché i turni non cambiano mai. Se il piano turni è lo stesso ogni settimana a prescindere dai coperti, quello non è un costo fisso — è un costo variabile che ha smesso di far variare, che è un problema diverso e più caro.

Il terzo è calcolarlo una volta sola. Ne parliamo sotto, perché è quello che frega gli operatori bravi.

Traducilo in coperti prima di dirlo a qualcuno

Una cifra di break-even mensile è un fatto che riguarda un foglio di calcolo. Lo stesso numero espresso in coperti è un fatto che riguarda stasera.

Prendi la cifra mensile, dividila per i giorni di apertura, dividi ancora per lo scontrino medio e ottieni qualcosa come: «circa cinquanta coperti al giorno prima di guadagnare qualcosa». Quella frase sta in testa. Sopravvive a un servizio. Uno chef può prendere una decisione con quella alle quattro del pomeriggio. «Quarantunomilaottocentosessanta euro di break-even mensile» non fa niente di tutto questo.

È il passaggio che quasi tutti saltano, ed è quello che cambia i comportamenti. Il numero non è mai stato per il commercialista. È per chi decide quanto preparare e quante persone mettere in turno.

Si muove, ed è proprio questo il punto

Il break-even non è una targa appesa al muro. Si muove ogni volta che si muove la struttura dei costi — un adeguamento dell'affitto, una nuova assunzione a stipendio, un aumento di un fornitore, uno spostamento del mix di vendita tra cucina e bar. Un break-even calcolato una volta all'apertura descrive un ristorante che non esiste più.

Conta almeno quanto il livello la direzione di marcia. Un break-even che sale di due o tre punti percentuali a trimestre è un ristorante che sta lentamente esaurendo il margine di manovra, anche se ogni singolo mese sembra sostenibile. Da un conto economico mensile non se ne accorge nessuno, perché ogni mese è solo poco peggio del precedente e una spiegazione c'è sempre.

Te ne accorgi da una linea su un grafico. Che è tutto l'argomento per tenere il break-even da qualche parte dove si ricalcola da solo, invece che da qualche parte dove deve ricordarti di aggiornarlo.

Le quattro leve, nell'ordine che quasi tutti sbagliano

Quando è sotto il break-even può fare esattamente quattro cose. Tutto il resto è una variante di una di queste.

• Alzare i prezzi — effetto più rapido sul margine, rischio più alto sui volumi
• Vendere più coperti — la più lenta, e l'unica leva senza un tetto
• Ridurre i costi variabili — di solito l'importo davvero recuperabile più grande
• Ridurre i costi fissi — la più difficile da tornare indietro, quindi falla per ultima, non per prima

Perché la quarta leva di solito è la prima mossa sbagliata

Quasi tutti tagliano per primi, perché il taglio si vede e sembra una scelta decisa. Di solito è la strada più lenta e più dannosa. Le ore tagliate sotto quello che la sala richiede davvero le costano servizio, il servizio le costa coperti, e meno coperti alzano proprio quel break-even che stavi cercando di superare. Si può tagliare fino a stare peggio, ed essere applauditi per la decisione lungo tutta la discesa.

Il margine di contribuzione è di solito la leva più veloce. Due punti recuperati sul food cost cadono dritti sul margine e abbassano subito il break-even, senza toccare prezzi, organici o niente che il cliente possa vedere. Per questo controllo del food cost e break-even non sono due argomenti. Sono la stessa conversazione, vista dai due lati.

Tienilo dove resta vero

Quasi tutti i fogli di calcolo del break-even vengono costruiti una volta, in una settimana buona, e abbandonati entro un trimestre. Si rompono quando una formula viene sovrascritta, vivono su un solo portatile, e dopo qualche mese nessuno si fida davvero della versione che sta guardando — che è come non averlo.

In master.restaurant il break-even si ricalcola dai dati che sta già inserendo per ricavi, costi e personale. Vedi il fatturato di break-even, a che punto è il mese corrente rispetto a quello e quanto mese resta per coprirlo, mentre può ancora farci qualcosa. Se prima vuole vederlo sui suoi numeri, la demo di tre giorni è gratuita e non chiede la carta; l'accesso a vita costa €499, una volta sola, senza canone mensile per il dashboard.

Lo strumento è la metà più piccola. L'abitudine a conoscere il numero è la parte che tiene aperti i ristoranti.