Jak jsme za první rok ušetřili 4 000 €

Roky odhadování

Dělali jsme zhruba 35 000 € obratu měsíčně. To je skutečná restaurace, se skutečnou kuchyní a skutečným týmem, a dlouho to působilo jako spousta peněz. Rušný pátek, dobrý týden. Prázdné úterý, špatný týden. To byl celý náš reportovací systém.

Na konci každého měsíce zbylo míň, než jsme čekali, a nedokázali jsme říct proč. Ne že bychom to věděli aspoň zhruba — vůbec. Přesně jsme vám řekli, co jsme prodali. Nedokázali jsme říct, kolik nás stálo to prodat.

Nepříjemné na tom je, že jsme nebyli líní. Byli jsme v podniku šest dní v týdnu. Znali jsme hosty, znali jsme menu, věděli jsme, který dodavatel přijede pozdě. Jen jsme netušili, co to všechno dělá s penězi, a někde po cestě jsme si zvykli se nedívat.

Dodací listy šly do šuplíku. Faktury k účetní. Rozpis směn byl takový, jaký byl minulý týden, protože minulý týden proběhl v pohodě.

Co jsme zkoušeli

Nejdřív Excel. Kamarád nám postavil tabulku se záložkami na nákupy, tržby a odpad a asi šest týdnů to bylo krásné. Pak někdo přetáhl buňku, potichu se rozbil vzorec a čísla přestala odpovídat realitě. Měsíc jsme si toho nevšimli. Potom už tomu nikdo nevěřil — a tabulka, které nikdo nevěří, je horší než žádná tabulka, protože pořád dává odpověď a vy se podle ní pořád řídíte.

Pak účetní. Ta naše je ve své práci dobrá; problém byl v povaze té práce. Výkazy dorazily týdny po uzavření měsíce a byly uspořádané pro finanční úřad, ne pro nás. Přesně nám říkaly, co se už stalo. To už bylo jídlo snědené, odpad v koši a měsíc, který jsme mohli spravit, byl uzavřený.

Tak jsme se vrátili k pocitu, což v praxi znamenalo vysvětlení, která všechna ukazovala pryč od nás. Dodavatelé zdražili. Sezóna je slabá. Energie. Každé z toho bylo částečně pravda a každé z toho bylo mimo naši kontrolu — a podle toho, jak jsme mnohem později přišli, se obvykle pozná, že se díváte na výmluvu, ne na příčinu.

Co jsme postavili

Nejsme softwarová firma. Jsme provozovatelé, které přestalo bavit nevědět, tak jsme postavili tu nejmenší věc, která odpoví na jednu otázku: kam se ztrácejí peníze mezi kasou a bankovním účtem?

Vznikl z toho dashboard. Jednou týdně do něj zadáme stejný krátký seznam čísel a on nám dá food cost, náklady na práci a break-even. Není v tom napojení na POS, a to záměrně. Zadat čísla ručně trvá dvacet minut a udrží vás to u nich blízko. Číslo, které přijde automaticky, je číslo, které nikdo nečte.

• Tržby za týden, rozdělené na jídlo a nápoje
• Nákupy, zadávané tak, jak přicházejí faktury, ne na měsíční hromadě
• Inventura vždy ve stejný den v týdnu, před první dodávkou
• Skutečně odpracované hodiny, ne hodiny naplánované
• Odpad a jídla personálu, zapsané ve chvíli, kdy nastanou, ne po paměti

První číslo, které zabolelo

Trvalo dva týdny, než jsme dostali první skutečný poznatek, a nebyl nijak jemný. Food cost běžel na 36 %. Mzdy na 42 %. Sedmdesát osm centů z každého eura bylo pryč ještě před nájmem, energiemi, pojištěním nebo jedinou opravou.

Roky jsme uvnitř těch čísel žili, aniž bychom je někdy viděli napsaná vedle sebe. Dva týdny poctivého zadávání dat udělaly to, co několik let tvrdé práce ne: řekly nám, který problém máme vzít jako první.

Co se změnilo

Nic dramatického se pak nestalo. Nebyl tam jeden únik, žádná krádež, žádný padouch. Byl tam asi tucet drobností a ani jedna z nich by si sama o sobě nezasloužila poradu.

U jídla byly největší položkou porce — těžká ruka na masu na výdeji nevypadá nijak. Pod tím: objednávky na týden, o kterém jsme předpokládali, že bude rušný, a pak nebyl, příprava na pátek, který nepřišel, jídla personálu, která nikdy nikdo nespočítal, a dvě jídla, která skoro rok prodělávala na každém talíři. Začali jsme porce vážit. Objednávali jsme podle inventury, ne podle pocitu. Dvě jídla jsme přepracovali a jedno z nich vyřadili. Food cost šel z 36 % na 28 %.

U práce jsme týden co týden jeli víceméně stejný rozpis směn bez ohledu na to, jak ten týden ve skutečnosti vypadal. Jakmile jsme viděli odpracované hodiny proti tržbám podle dnů, přepersonalizované směny byly zjevné — a stejně tak dvě, které byly potichu poddimenzované, což nás stálo peníze jiným způsobem. Nikoho jsme nepropustili. Přesunuli jsme hodiny tam, kde byli hosté. Mzdy šly ze 42 % na 34 %.

Dohromady dashboard identifikoval úspory zhruba 1 800 € měsíčně.

První rok nepřinesl 1 800 € dvanáctkrát. Přinesl asi 4 000 € a ten rozdíl je poctivá část tohohle příběhu. Změnám trvá měsíce, než se usadí. Některé jsme napoprvé zavedli špatně. Pár jich nepřežilo rušné léto a v září se musely zavést znovu. 4 000 € za rok není žádná transformace — je to malý plat, který jsme zahazovali, a jediný důvod, proč jsme ho našli, je ten, že jsme začali počítat.

Proč jsme to zpřístupnili

Jakmile jsme to měli, začali jsme si všímat toho samého šuplíku s dodacími listy v každé kuchyni, do které jsme přišli. Každý provozovatel, se kterým jsme mluvili, znal tržby za minulý měsíc. Skoro nikdo z nich nám nedokázal říct food cost za minulý týden.

Tak jsme to učesali a zpřístupnili. Nejsme konzultanti a tohle není ozdravný program. Není tu nic, na co by schopný provozovatel nepřišel sám s kalkulačkou a jednou pevnou hodinou každé pondělí. Systém dělá to, že se ta hodina opravdu stane a že číslo před vámi je stejné číslo, spočítané stejným způsobem, týden co týden.

To je celá metoda. Počítat stejné věci ve stejný den. Sledovat směr vývoje, ne úroveň. Spravit největší mezeru jako první, pak se podívat znovu. Nepříjemná pravda je, že tohle všechno jsme mohli udělat o roky dřív se sešitem. Neudělali jsme to, protože nás nic nenutilo se podívat — a přesně to, víc než jakákoli funkce, jsme nakonec postavili.