Koszty stałe i zmienne w gastronomii: jak policzyć próg rentowności

Dlaczego ten podział ma znaczenie

Podział kosztów na stałe i zmienne nie jest ćwiczeniem dla księgowego. To podstawa, żeby odpowiedzieć na pytanie, ile przychodu miesięcznie i ilu gości dziennie potrzebujesz, żeby lokal się bilansował. Jeśli chcesz od razu podstawić swoje liczby, użyj kalkulatora progu rentowności, a poniżej wyjaśniamy, skąd biorą się wyniki.

Wszystkie kwoty w tym tekście są netto, bez VAT. Sprzedaż jedzenia na miejscu jest co do zasady objęta stawką 8%, więc przychód z kasy brutto dzielisz przez 1,08, zanim zestawisz go z kosztami.

Koszty stałe, zmienne i półstałe

Koszty stałe nie zmieniają się w krótkim okresie razem ze sprzedażą: czynsz, rata leasingu, abonamenty, księgowość. Koszty zmienne rosną i spadają proporcjonalnie do obrotu: surowce, opakowania, prowizje od płatności. Koszty półstałe mają część stałą i część zależną od ruchu. Typowy przykład to energia: lodówki i oświetlenie pracują zawsze, a piec i frytownica głównie wtedy, gdy są zamówienia.

Składki pracodawcy warto policzyć dokładnie, bo często się o nich zapomina. Od wynagrodzenia brutto pracownika na etacie pracodawca płaci w 2026 roku składkę emerytalną 9,76%, rentową 6,50%, wypadkową (przy stawce podstawowej 1,67%), na Fundusz Pracy 2,45% i na FGŚP 0,10%. Razem około 20,48%. Pensje brutto 24 000 zł oznaczają więc około 28 915 zł kosztu miesięcznie.

Marża pokrycia i próg rentowności

Marża pokrycia to część każdej złotówki przychodu, która zostaje po zapłaceniu kosztów zmiennych. To z niej pokrywasz koszty stałe, a dopiero nadwyżka jest zyskiem.

Koszty półstałe na potrzeby tego rachunku dzielisz na dwie części. Część, którą płacisz zawsze, dopisujesz do kosztów stałych, a część zależną od ruchu wyrażasz jako procent przychodu i dopisujesz do zmiennych. Nie musi to być idealnie dokładne. Wystarczy, że podział jest rozsądny i co miesiąc taki sam.

Przykład: bistro w dużym mieście

Bistro na 40 miejsc, otwarte 26 dni w miesiącu, lunch i kolacja. Średni paragon netto wynosi 48 zł.

1. Marża pokrycia: 100% minus 44% daje 56%. Z każdych 100 zł przychodu netto 56 zł zostaje na koszty stałe i zysk.
2. Próg rentowności: 47 915 zł / 0,56 = 85 563 zł przychodu netto miesięcznie.
3. Liczba paragonów: 85 563 zł / 48 zł = około 1 783 paragony w miesiącu.
4. Goście dziennie: 1 783 / 26 dni = około 69 paragonów dziennie.

Dopiero paragony powyżej 69. w przeciętnym dniu pracują na zysk, a wszystkie wcześniejsze pokrywają koszty. Przy przychodzie 110 000 zł netto bistro zarabia 110 000 zł × 0,56 minus 47 915 zł, czyli 13 685 zł przed podatkiem.

Co się dzieje, gdy rośnie czynsz albo ceny

Czynsz rośnie o 1 500 zł

Koszty stałe rosną do 49 415 zł. Próg rentowności: 49 415 zł / 0,56 = 88 241 zł, czyli o 2 679 zł więcej. W gościach to około 71 paragonów dziennie zamiast 69. Brzmi niewinnie, ale każdy dodatkowy stolik trzeba obsłużyć, a w słabe dni tych dwóch gości po prostu nie ma.

Surowce drożeją o 10%

Udział surowców rośnie z 30% do 33%, koszty zmienne z 44% do 47%, a marża pokrycia spada do 53%. Próg rentowności: 47 915 zł / 0,53 = 90 406 zł, o 4 843 zł więcej niż wcześniej, czyli około 72 paragony dziennie. Podwyżka surowców przesuwa próg mocniej niż podwyżka czynszu, bo dotyka każdej sprzedanej porcji.

Odpowiedzią jest zwykle korekta cen. Jeśli średni paragon netto wzrośnie z 48 zł do 50 zł, przy marży 53% potrzebujesz około 70 paragonów dziennie, czyli prawie tyle co przed podwyżką surowców. Jak policzyć, o ile podnieść ceny konkretnych dań, pokazujemy w przewodniku po food coscie.

Sezonowość: miesiące nad progiem i pod progiem

Próg rentowności liczysz miesięcznie, ale wynik lokalu ocenia się w skali roku. Bistro z przykładu w dobrym miesiącu robi 110 000 zł i zarabia 13 685 zł. W słabym miesiącu, na przykład w styczniu albo w wakacje, gdy biura w okolicy pustoszeją, przychód spada do 70 000 zł. Wtedy 70 000 zł × 0,56 minus 47 915 zł daje stratę 8 715 zł.

Koszty stałe nie znikają w słabym sezonie, więc zysk z dobrych miesięcy musi pokryć straty ze słabych. Trzy praktyczne wnioski:

• Planuj grafik na podstawie progu: w miesiącach pod progiem każda godzina zmianowa ponad minimum pogłębia stratę.
• Odkładaj rezerwę w dobrych miesiącach. Dwa miesiące straty po 8 715 zł to 17 430 zł, które muszą się skądś wziąć.
• Negocjuj koszty stałe, a nie tylko zmienne. Obniżenie czynszu o 1 000 zł obniża próg o 1 786 zł każdego miesiąca, niezależnie od sezonu.

Jak to śledzić na bieżąco

Próg rentowności policzony raz, przy otwarciu lokalu, szybko się dezaktualizuje. Czynsz jest indeksowany, pensje rosną, dostawcy zmieniają cenniki. Wystarczy raz w miesiącu zaktualizować sumę kosztów stałych i udział kosztów zmiennych, a potem porównać wynik z faktycznym przychodem.

Możesz to robić w arkuszu albo w master.restaurant, gdzie koszty wpisujesz w kategoriach, koszty cykliczne zapisują się same w kolejnym miesiącu, arkusz progu rentowności korzysta z twoich liczb, a prognoza na koniec miesiąca pokazuje, czy zmierzasz nad próg, czy pod niego. Informacje o cenie znajdziesz na stronie cennika.