Kalkulator progu rentowności restauracji

Co naprawdę oznacza próg rentowności

Próg rentowności to przychód, przy którym restauracja zarabia dokładnie zero. Poniżej niego biznes jest finansowany z własnej kieszeni. Powyżej niego każda złotówka przyczynia się do zysku. To najbardziej użyteczna liczba w restauracji i ta, którą najmniej właścicieli potrafi podać z pamięci.

Kalkulator progu rentowności restauracji to nie ćwiczenie księgowe. To narzędzie operacyjne. Gdy znany jest próg rentowności, każda decyzja — otwarcie w poniedziałki, dodanie sali, zatrudnienie kolejnego kucharza, wzięcie lokalu obok — ma przy sobie liczbę zamiast przeczucia.

Trzy dane wejściowe

Próg rentowności wymaga trzech rzeczy: kosztów stałych, stopy kosztów zmiennych i wynikającej z nich marży na pokrycie kosztów stałych. Reszta to arytmetyka.

Koszty stałe to te, które płaci się niezależnie od tego, czy przyjdzie choć jeden gość — czynsz, ubezpieczenie, wynagrodzenia kadry etatowej, spłaty kredytów, subskrypcje, podstawowe media. Koszty zmienne poruszają się razem ze sprzedażą: jedzenie, napoje, praca godzinowa, prowizje kartowe, materiały eksploatacyjne. Marża na pokrycie kosztów stałych to to, co zostaje z każdego euro sprzedaży po odjęciu kosztów zmiennych.

• Koszty stałe — czynsz, ubezpieczenie, etatowy personel, kredyty, podstawowe media, oprogramowanie
• Koszty zmienne — jedzenie, napoje, praca godzinowa, prowizje kartowe, materiały eksploatacyjne
• Marża na pokrycie kosztów stałych = 1 − (koszty zmienne ÷ przychód)
• Przychód progu rentowności = koszty stałe ÷ marża na pokrycie kosztów stałych

Przykład na liczbach

Załóżmy, że koszty stałe wynoszą 80 000 zł miesięcznie. Food cost wynosi 30%, praca godzinowa 22%, a pozostałe koszty zmienne 5% — łącznie 57% zmiennych. Marża na pokrycie kosztów stałych wynosi 43%.

Próg rentowności to 80 000 zł ÷ 0,43 = 186 047 zł miesięcznie. W miesiącu handlowym liczącym 26 dni to około 7 156 zł dziennie. Przy średnim rachunku 75 zł to około 95 gości dziennie, zanim zarobi się choćby grosz.

To właśnie to ostatnie zdanie zmienia zachowanie. „Pięćdziesięciu gości, zanim cokolwiek zarobimy” to liczba, którą zespół na sali może utrzymać w głowie. „Miesięczny próg rentowności 186 047 zł” już nie.

Dlaczego ta liczba wciąż się zmienia

Próg rentowności to nie tabliczka na ścianie. Zmienia się za każdym razem, gdy zmienia się struktura kosztów — rewizja czynszu, nowy pracownik etatowy, podwyżka u dostawcy, zmiana miksu sprzedaży między jedzeniem a napojami.

Dlatego próg rentowności należy do dashboardu, a nie do biznesplanu. Liczba policzona raz, przy otwarciu, opisuje restaurację, która już nie istnieje. Trzeba przeliczać ją co miesiąc i za każdym razem, gdy zmienia się koszt stały.

Warto obserwować kierunek zmian, nie tylko poziom. Próg rentowności, który pełznie w górę o 3% co kwartał, oznacza restaurację powoli tracącą zapas bezpieczeństwa, nawet jeśli każdy pojedynczy miesiąc wygląda dobrze.

Co robić poniżej progu rentowności

Są tylko cztery dźwignie i tylko cztery. Podnieść ceny, sprzedać więcej gościom, obniżyć koszty zmienne albo obniżyć koszty stałe. Wszystko inne jest wariacją jednej z nich.

Większość właścicieli sięga najpierw po czwartą dźwignię, bo cięcia są widoczne i sprawiają wrażenie zdecydowania. Zwykle jest to najwolniejsza i najbardziej szkodliwa opcja. Ograniczenie godzin poniżej tego, czego potrzebuje sala, kosztuje jakość obsługi, ta kosztuje gości, a to podnosi próg rentowności, który miał zostać osiągnięty.

Marża na pokrycie kosztów stałych jest zwykle najszybszą dźwignią. Poprawa food costu o dwa punkty przekłada się wprost na marżę i natychmiast obniża próg rentowności, bez ruszania cen, personelu czy doświadczenia gościa. Dlatego kontrola food costu i próg rentowności to jedna i ta sama rozmowa.

• Podnieść ceny — najszybszy efekt na marżę, największe ryzyko dla wolumenu
• Zwiększyć liczbę gości — najwolniejsze, ale jedyna dźwignia bez sufitu
• Obniżyć koszty zmienne — zwykle największa kwota do odzyskania
• Obniżyć koszty stałe — najtrudniej cofnąć; robić to na końcu, nie na początku

Śledzenie bez arkusza kalkulacyjnego

Większość arkuszy do progu rentowności powstaje raz i jest porzucana w ciągu kwartału. Psują się, gdy nadpisana zostanie formuła, żyją na jednym laptopie i nikt nie ufa wersji, na którą właśnie patrzy.

Dashboard master.restaurant przelicza próg rentowności na podstawie liczb, które i tak są wprowadzane dla food costu i payrollu, więc pozostaje aktualny bez osobnej konserwacji. Widać przychód progu rentowności, gdzie znajduje się bieżący miesiąc względem niego i ile miesiąca zostało, żeby go pokryć — zanim będzie za późno, żeby coś z tym zrobić.