Calculadora de break-even para restaurantes

O que o break-even significa realmente

O seu ponto de break-even é a faturação com a qual o seu restaurante ganha exatamente zero. Abaixo dele, está a financiar o negócio do seu próprio bolso. Acima dele, cada euro contribui para o lucro. É o número mais útil num restaurante e aquele que menos proprietários conseguem indicar de memória.

Uma calculadora de break-even para restaurantes não é um exercício de contabilidade. É um instrumento de gestão. Assim que conhece o seu break-even, cada decisão — abrir às segundas-feiras, acrescentar uma sala, contratar mais um cozinheiro, arrendar o espaço ao lado — passa a ter um número associado em vez de uma sensação.

As três variáveis

O break-even precisa de três coisas: os seus custos fixos, a sua taxa de custos variáveis e, portanto, a sua margem de contribuição. Tudo o resto é aritmética.

Os custos fixos são o que paga quer entre ou não um único cliente — renda, seguros, gestão assalariada, prestações de empréstimos, subscrições, consumos base. Os custos variáveis movem-se com as vendas: comida, bebidas, mão de obra à hora, comissões de cartão, consumíveis. A sua margem de contribuição é o que resta de cada euro de vendas depois dos custos variáveis.

• Custos fixos — renda, seguros, pessoal fixo, empréstimos, consumos base, software
• Custos variáveis — comida, bebidas, mão de obra à hora, comissões de cartão, consumíveis
• Margem de contribuição = 1 − (custos variáveis ÷ faturação)
• Faturação de break-even = custos fixos ÷ margem de contribuição

Um exemplo prático

Digamos que os seus custos fixos são 18 000 € por mês. O seu food cost anda nos 30%, a mão de obra à hora nos 22% e outros custos variáveis nos 5% — 57% variável no total. A sua margem de contribuição é 43%.

O break-even é 18 000 € ÷ 0,43 = 41 860 € por mês. Ao longo de um mês comercial de 26 dias, isso é cerca de 1 610 € por dia. Com uma conta média de 32 €, isso são cerca de 50 clientes por dia antes de ganhar um único cêntimo.

É esta última frase que muda o comportamento. «Cinquenta clientes antes de ganharmos alguma coisa» é um número que uma equipa de sala consegue guardar na cabeça. «Break-even mensal de 41 860 €» não é.

Por que motivo o número está sempre a mudar

O break-even não é uma placa na parede. Move-se sempre que a sua estrutura de custos se move — uma revisão de renda, uma nova contratação assalariada, um aumento de um fornecedor, uma mudança no mix de vendas entre comida e bebida.

É por isso que o break-even pertence a um dashboard e não a um plano de negócios. Um número calculado uma única vez, na abertura, descreve um restaurante que já não existe. Recalcule-o mensalmente, e sempre que um custo fixo mudar.

Observe a direção do movimento, não apenas o nível. Um break-even que sobe 3% a cada trimestre é um restaurante que está lentamente a ficar sem margem de manobra, mesmo que cada mês, individualmente, pareça estar bem.

O que fazer quando está abaixo do break-even

Existem apenas quatro alavancas, e só quatro. Aumentar preços, vender a mais clientes, reduzir custos variáveis ou reduzir custos fixos. Tudo o resto é uma variação de uma destas.

A maioria dos operadores recorre primeiro à quarta alavanca, porque cortar é visível e parece decisivo. Costuma ser a mais lenta e a mais prejudicial. Cortar horas abaixo do que a sala precisa custa-lhe serviço, isso custa-lhe clientes, o que aumenta o break-even que estava a tentar alcançar.

A margem de contribuição costuma ser a alavanca mais rápida. Uma melhoria de dois pontos no food cost passa diretamente para a margem e reduz o break-even de imediato, sem mexer em preços, pessoal ou experiência do cliente. É por isso que o controlo do food cost e o break-even são a mesma conversa.

• Aumentar preços — efeito mais rápido na margem, maior risco para o volume
• Aumentar o número de clientes — o mais lento, mas a única alavanca sem teto
• Reduzir custos variáveis — normalmente o maior valor recuperável
• Reduzir custos fixos — o mais difícil de reverter; faça-o por último, não primeiro

Acompanhar sem folha de cálculo

A maioria das folhas de cálculo de break-even é construída uma vez e abandonada dentro de um trimestre. Partem-se quando uma fórmula é substituída, vivem num único portátil, e ninguém confia na versão que está a ver.

O dashboard do master.restaurant recalcula o break-even a partir dos números que já introduz para o food cost e o payroll, por isso mantém-se atualizado sem manutenção separada. Vê a faturação de break-even, onde está o mês em curso em relação a ela, e quanto do mês resta para a alcançar — enquanto ainda pode fazer algo em relação a isso.