Gewinn-Tracking im Restaurant

Voll ist nicht dasselbe wie profitabel

Jeder Betreiber hat es erlebt: ein Monat, der sich hervorragend anfühlte. Der Raum war voll, das Team ausgelastet, die Bewertungen gut. Dann kommt die Buchhaltung, und der Gewinn ist dünner als in einem ruhigen Monat im Vorjahr.

Ein volles Restaurant sagt Ihnen etwas über die Nachfrage. Über die Marge sagt es nichts. Gewinn ist das, was nach Speisen, Personal, Miete und allem anderen übrig bleibt, und jeder dieser Posten kann sich bewegen, ohne dass sich ändert, wie der Raum an einem Samstagabend wirkt.

Gewinn-Tracking im Restaurant ist die Praxis, diese Lücke fortlaufend zu messen, sodass Sie es in Woche zwei eines schlechten Monats erfahren, statt in Woche sechs, nachdem er zu Ende ist.

Die Zahlen, die es wert sind, verfolgt zu werden

Gewinn-Tracking heißt nicht, alles zu verfolgen. Eine kleine Anzahl von Kennzahlen, konsequent beobachtet, schlägt ein großes dashboard, das niemand öffnet.

Prime cost — Speisen plus Getränke plus gesamte Personalkosten — ist die erste Kennzahl, die Sie im Blick behalten sollten. Sie macht den Großteil der beeinflussbaren Ausgaben aus und entscheidet in den meisten unabhängigen Restaurants über das Jahr. Stimmt der prime cost, ist der Rest meist beherrschbar. Stimmt er nicht, reicht nichts anderes, was Sie reparieren, aus.

• Prime cost — Wareneinsatz plus gesamte Personalkosten, als Prozentsatz vom Umsatz
• Food cost, tatsächlich gegen theoretisch
• Personalkosten, aufgeteilt in festangestellt und stundenweise
• Fixe Betriebskosten, so erfasst, dass ein Ausreißer auffällt
• Break-even-Umsatz und Fortschritt seit Monatsbeginn
• Durchschnittsbon und Gästezahl — die zwei Dinge, die den Umsatz bewegen

Wöchentlich, nicht monatlich

Die monatliche Buchhaltung existiert wegen Steuern und Compliance. Sie war nie dafür gedacht, Ihnen beim Führen eines Restaurants zu helfen, und kann es auch nicht, weil sie zu spät kommt.

Ein wöchentlicher Rhythmus verändert, wofür die Zahlen da sind. Ein Monat ist lang genug, dass sich eine schlechte Woche darin verstecken kann. Eine Woche ist kurz genug, dass Sie sich noch an den Mittwoch erinnern, an dem die Kühlzelle offen blieb, oder an den Freitag, an dem Ihnen zwei Leute fehlten und Sie vier Tische kulant behandeln mussten.

Deshalb muss die Eingabe auch schnell gehen. Wenn die wöchentliche Routine eine Stunde dauert, wird sie genau in den Wochen übersprungen, in denen es am meisten zählt — den stressigen, und das sind genau die Wochen, in denen die Kosten davonlaufen.

Einen Trend lesen statt einer Zahl

Der food cost einer einzelnen Woche bedeutet sehr wenig. Lieferungen kommen unregelmäßig an, Inventuren schwanken, und eine große Veranstaltung verzerrt eine Woche. Das Signal steckt im Trend.

Drei Wochen, in denen der food cost jede Woche um einen halben Punkt steigt, sind ein echtes Signal, auch wenn keine einzelne Woche alarmierend aussieht. Eine Woche bei 38 % nach elf Wochen bei 31 % ist meist ein Zählfehler oder ein Artefakt der Liefertaktung, keine Krise.

Die beiden auseinanderzuhalten ist der größte Teil der Fähigkeit. Deshalb steht der Kurs neben dem dashboard, statt getrennt verkauft zu werden — das Werkzeug liefert Ihnen die Zahl, und zu wissen, was eine Zahl in einer echten Woche bedeutet, ist etwas völlig anderes.

Vom Erfassen zum Handeln

Erfassung, die keine Entscheidung verändert, ist nur Buchhaltung in schöneren Farben. Der Sinn, eine Zahl früh zu sehen, ist, dass Sie noch Zeit zum Handeln haben, solange der Monat noch offen ist.

Steigt der food cost um zwei Punkte, prüfen Sie Portionierung und Abfall, bevor Sie mit Lieferanten neu verhandeln, weil sich Portionierung schneller beheben lässt und meist den größeren Anteil ausmacht. Steigen die Personalkosten, prüfen Sie, ob der Dienstplan zu den Gästen passte, statt pauschal Stunden zu kürzen. Liegt der Umsatz zur Monatsmitte unter dem break-even, wissen Sie genau, wie viel Sie in der zweiten Hälfte brauchen, und können entscheiden, was zu tun ist, solange diese zweite Hälfte noch bevorsteht.

Was wir in unserem eigenen Restaurant verändert haben

Wir haben das nach Jahren gebaut, in denen wir nach Instinkt geführt und das Jahr abgeschlossen haben, ohne klar zu wissen, welche Entscheidungen geholfen hatten. Im ersten Jahr, in dem wir richtig erfasst haben, sparten wir 4.000 € — aus Abfall, den wir nie gemessen hatten, aus Portionen, die sich verschoben hatten, und aus einer Lieferantenposition, die achtzehn Monate lang niemand angeschaut hatte.

Nichts davon erforderte ein neues Konzept, eine neue Karte oder eine Marketingaktion. Es erforderte, die Zahlen früh genug zu sehen, um danach zu handeln. Genau dafür sind das dashboard und der Kurs da.