Break-Even-Rechner für Restaurants

Was break-even wirklich bedeutet

Ihr break-even-Punkt ist der Umsatz, bei dem Ihr Restaurant genau null verdient. Darunter finanzieren Sie das Geschäft aus eigener Tasche. Darüber trägt jeder Euro zum Gewinn bei. Es ist die nützlichste Zahl in einem Restaurant und diejenige, die die wenigsten Inhaber auswendig nennen können.

Ein Break-Even-Rechner für Restaurants ist keine Buchhaltungsübung. Er ist ein Führungsinstrument. Sobald Sie Ihren break-even kennen, hat jede Entscheidung – montags öffnen, einen Bereich hinzufügen, einen weiteren Koch einstellen, das Ladenlokal nebenan übernehmen – eine Zahl statt eines Gefühls.

Die drei Eingabegrößen

Break-even braucht drei Dinge: Ihre Fixkosten, Ihre variable Kostenquote und daraus resultierend Ihren Deckungsbeitrag. Alles andere ist Arithmetik.

Fixkosten sind das, was Sie zahlen, egal ob auch nur ein einziger Gast kommt – Miete, Versicherung, festangestelltes Management, Kreditraten, Abonnements, Grundversorgung. Variable Kosten bewegen sich mit dem Umsatz: Speisen, Getränke, Stundenlöhne, Kartengebühren, Verbrauchsmaterial. Ihr Deckungsbeitrag ist das, was von jedem verkauften Euro nach Abzug der variablen Kosten übrig bleibt.

• Fixkosten — Miete, Versicherung, Festangestellte, Kredite, Grundversorgung, Software
• Variable Kosten — Speisen, Getränke, Stundenlöhne, Kartengebühren, Verbrauchsmaterial
• Deckungsbeitrag = 1 − (variable Kosten ÷ Umsatz)
• Break-even-Umsatz = Fixkosten ÷ Deckungsbeitrag

Ein Beispiel durchrechnen

Nehmen wir an, Ihre Fixkosten liegen bei 18.000 € im Monat. Ihr food cost liegt bei 30 %, die Stundenlöhne bei 22 % und sonstige variable Kosten bei 5 % – insgesamt 57 % variabel. Ihr Deckungsbeitrag liegt bei 43 %.

Der break-even liegt bei 18.000 € ÷ 0,43 = 41.860 € im Monat. Über einen Handelsmonat mit 26 Tagen sind das rund 1.610 € pro Tag. Bei einem durchschnittlichen Bon von 32 € sind das etwa 50 Gäste pro Tag, bevor Sie auch nur einen Cent verdienen.

Genau dieser letzte Satz verändert das Verhalten. „Fünfzig Gäste, bevor wir etwas verdienen“ ist eine Zahl, die ein Serviceteam im Kopf behalten kann. „Monatlicher break-even von 41.860 €“ ist das nicht.

Warum sich die Zahl ständig bewegt

Break-even ist kein Schild an der Wand. Er bewegt sich, sobald sich Ihre Kostenstruktur ändert – eine Mieterhöhung, eine neue Festanstellung, eine Preiserhöhung eines Lieferanten, eine Verschiebung im Verkaufsmix zwischen Speisen und Getränken.

Deshalb gehört break-even auf ein dashboard und nicht in einen Businessplan. Eine Zahl, die einmalig bei der Eröffnung berechnet wurde, beschreibt ein Restaurant, das es nicht mehr gibt. Berechnen Sie sie monatlich neu und immer, wenn sich eine Fixkosten-Position ändert.

Achten Sie auf die Richtung, nicht nur auf die Höhe. Ein break-even, der pro Quartal um 3 % nach oben kriecht, ist ein Restaurant, dem langsam der Spielraum ausgeht – auch wenn jeder einzelne Monat für sich gut aussieht.

Was tun, wenn Sie unter dem break-even liegen

Es gibt nur vier Hebel, und nur vier. Preise erhöhen, mehr Gäste verkaufen, variable Kosten senken oder Fixkosten senken. Alles andere ist eine Variante von einem dieser vier.

Die meisten Betreiber greifen zuerst zum vierten Hebel, weil Kürzen sichtbar ist und entschlossen wirkt. Er ist meist der langsamste und schädlichste. Wenn Sie Stunden unter das kürzen, was der Raum braucht, kostet Sie das Service, das kostet Sie Gäste, was den break-even erhöht, den Sie erreichen wollten.

Der Deckungsbeitrag ist normalerweise der schnellste Hebel. Eine Verbesserung des food cost um zwei Punkte schlägt direkt auf die Marge durch und senkt den break-even sofort, ohne Preise, Personal oder Gasterlebnis anzufassen. Deshalb sind Food-Cost-Kontrolle und break-even dasselbe Gespräch.

• Preise erhöhen — schnellste Wirkung auf die Marge, höchstes Risiko für das Volumen
• Gästezahl erhöhen — am langsamsten, aber der einzige Hebel ohne Deckel
• Variable Kosten senken — meist der größte rückgewinnbare Betrag
• Fixkosten senken — am schwersten rückgängig zu machen; tun Sie das zuletzt, nicht zuerst

Verfolgung ohne Tabellenkalkulation

Die meisten break-even-Tabellen werden einmal erstellt und innerhalb eines Quartals aufgegeben. Sie brechen, wenn eine Formel überschrieben wird, sie leben auf einem einzigen Laptop, und niemand vertraut der Version, die er gerade sieht.

Das master.restaurant-dashboard berechnet den break-even aus den Zahlen neu, die Sie ohnehin für food cost und payroll eingeben, sodass er ohne separate Pflege aktuell bleibt. Sie sehen den break-even-Umsatz, wo der aktuelle Monat im Vergleich dazu steht, und wie viel vom Monat noch bleibt, um ihn zu erreichen – solange Sie noch etwas dagegen tun können.