Fixkosten und variable Kosten in der Gastronomie

Warum die Trennung wichtig ist

Fixkosten zahlen Sie, auch wenn die Tür zu bleibt. Variable Kosten entstehen erst, wenn ein Gast etwas bestellt. Aus dem Verhältnis beider ergibt sich der Umsatz, ab dem Ihr Betrieb Geld verdient. Ihre eigene Zahl rechnen Sie im Break-even-Rechner aus, dieser Artikel erklärt, was in die Felder gehört.

Die meisten Gastronomen kennen ihren Monatsumsatz und ihren Kontostand. Weniger kennen die Antwort auf die Frage: Wie viele Gäste brauche ich pro Tag, damit am Monatsende eine Null steht? Genau dafür brauchen Sie die Trennung in fix und variabel.

Fix, variabel, sprungfix: typische Posten

Nicht jede Kostenart lässt sich sauber zuordnen. Energie hat einen Grundverbrauch (Kühlung, Lüftung, Beleuchtung) und einen Teil, der mit der Zahl der gekochten Gerichte steigt. Personal ist teils fest, teils flexibel. Die Einteilung unten ist eine Arbeitsgrundlage, keine Buchhaltungsnorm.

Sprungfixe Kosten sind die tückischsten. Solange Sie 70 Gäste am Abend haben, reicht ein Koch am Pass. Bei 110 Gästen brauchen Sie einen zweiten, und dessen Lohn ist ab dem ersten Tag voll da, nicht erst ab Gast Nummer 111. Wer wächst, sollte deshalb vorher rechnen, ab welcher Gästezahl sich die nächste Stufe trägt.

Deckungsbeitrag und Break-even

Der Deckungsbeitrag ist, was von jedem Euro Nettoumsatz nach Abzug der variablen Kosten übrig bleibt. Aus ihm werden Pacht, festes Personal und alle anderen Fixkosten bezahlt. Was danach noch übrig ist, ist Gewinn.

Rechenbeispiel: Restaurant mit 70 Plätzen

Ein Restaurant in einer mittelgroßen Stadt, 26 Öffnungstage im Monat, Durchschnittsbon 32,00 € netto je Gast. Alle Beträge sind Beispielwerte für die Rechnung, keine Branchenstatistik.

1. Break-even-Umsatz: 24.950 € / 0,54 = 46.204 € netto im Monat.
2. Pro Öffnungstag: 46.204 € / 26 = 1.777 €.
3. In Gästen: 1.777 € / 32,00 € = 55,5, also 56 Gäste pro Tag.
4. Tatsächlich kommen im Schnitt 75 Gäste. Umsatz: 75 × 26 × 32,00 € = 62.400 €.
5. Deckungsbeitrag: 62.400 € × 0,54 = 33.696 €. Abzüglich Fixkosten bleiben 8.746 € Betriebsergebnis vor Steuern, aus dem auch der Inhaber leben muss, wenn er sich kein Gehalt zahlt.

Der größte variable Posten ist der Wareneinsatz. Jeder Prozentpunkt weniger erhöht die Deckungsbeitragsquote direkt. Wie Sie ihn für Monat und Gericht richtig rechnen, steht im Leitfaden zum Wareneinsatz in der Gastronomie.

Was passiert, wenn sich etwas ändert

Die Pacht steigt um 800 €

Die Fixkosten steigen auf 25.750 €. Der Break-even-Umsatz liegt jetzt bei 25.750 € / 0,54 = 47.685 €, also 1.481 € höher als vorher. In Gästen sind das 57,3 statt 55,5 pro Tag. Das klingt nach wenig, doch das Betriebsergebnis fällt von 8.746 € auf 7.946 €, und zwar Monat für Monat, bis Umsatz oder Preise nachziehen. Über zwölf Monate sind das 9.600 €.

Sie erhöhen die Preise um 5 %

Der Durchschnittsbon steigt auf 33,60 €. Wareneinsatz, Stundenlöhne und Verbrauchsmaterial bleiben in Euro gleich und sinken damit in Prozent: 45 % geteilt durch 1,05 ergibt 42,9 %, dazu weiter 1 % Kartengebühr. Die Deckungsbeitragsquote steigt auf 56,1 %.

• Neuer Break-even: 24.950 € / 0,561 = 44.440 €, das sind 50,9 Gäste pro Tag statt 55,5.
• Bei weiter 75 Gästen steigt das Betriebsergebnis von 8.746 € auf 11.835 €.
• Selbst wenn nach der Preiserhöhung nur noch 69 Gäste am Tag kommen, liegt das Ergebnis etwa dort, wo es vorher war.

Deshalb wirkt eine moderate Preiserhöhung fast immer stärker als gedacht: Sie geht nicht nur in den Umsatz, sondern komplett in den Deckungsbeitrag.

Bestellungen über eine Lieferplattform

Nehmen wir eine Bestellung über 30,00 € netto und eine Provision von 30 % für Bestellungen, die der Fahrer der Plattform ausliefert. Die tatsächlichen Sätze stehen in Ihrem Vertrag. Im Restaurant bleiben von 30,00 € nach Ware (9,00 €), Stundenlohn (3,60 €), Verbrauch (0,90 €) und Kartengebühr (0,30 €) 16,20 € Deckungsbeitrag. Über die Plattform kommen Provision (9,00 €) und Verpackung (1,00 €) dazu, die Kartengebühr entfällt: Es bleiben 6,50 €. Lieferumsatz trägt also weniger als halb so viel zu den Fixkosten bei wie ein Gast am Tisch.

Saisonalität: der Monat entscheidet

Fixkosten sind jeden Monat gleich, Gäste nicht. Ein Betrieb mit Biergarten hat im Juli andere Zahlen als im Januar, ein Restaurant in einer Innenstadt mit Weihnachtsmarkt im Dezember andere als im Februar. Mit denselben Fixkosten wie oben:

Wer im Juli 19.978 € auf dem Konto sieht und daraus Anschaffungen macht, fehlt im Januar das Geld für die Pacht. Planen Sie deshalb mit dem Jahresdurchschnitt, legen Sie in starken Monaten eine Rücklage für die schwachen zurück, und prüfen Sie, welche Kosten sich saisonal anpassen lassen: Aushilfen, Öffnungstage, Karte.

Wo Sie ansetzen können

Es gibt nur drei Hebel: Fixkosten senken, variable Kosten senken oder mehr Deckungsbeitrag pro Gast erzielen. Im Beispielbetrieb bringen sie Folgendes:

• Wareneinsatz von 30 auf 28 % senken: Die Deckungsbeitragsquote steigt auf 56 %, der Break-even fällt von 46.204 € auf 44.554 €, das Ergebnis steigt bei 75 Gästen um 1.248 € im Monat.
• Aushilfen besser planen, 1 Prozentpunkt weniger Stundenlöhne: plus 624 € im Monat, ohne dass ein Gast es merkt.
• Einen Ruhetag einführen, wenn der Montag nur 30 Gäste bringt: Bei vier Montagen fällt der Umsatz um 3.840 € im Monat, der Deckungsbeitrag um 2.074 €. Das lohnt sich nur, wenn an diesen Tagen mehr als 2.074 € an Personal- und Energiekosten wegfallen, die sonst fix wären.
• Durchschnittsbon um 2,00 € erhöhen, etwa über Vorspeise oder Dessert: 75 × 26 × 2,00 € = 3.900 € mehr Umsatz, bei 54 % Deckungsbeitrag 2.106 € mehr Ergebnis.

Fixkosten lassen sich meist nur einmal im Jahr bewegen: bei Vertragsverlängerungen, Versicherungsvergleich, Leasing. Variable Kosten und Durchschnittsbon dagegen jede Woche. Deshalb lohnt sich der wöchentliche Blick auf Wareneinsatz und Personalstunden mehr als die Suche nach dem günstigsten Stromtarif.

Hilfreich ist, das Monatsergebnis nicht erst mit der BWA vom Steuerberater zu sehen, sondern laufend. In master.restaurant erfassen Sie Einnahmen und Ausgaben mit Kategorien, wiederkehrende Posten wie Pacht und Leasing tragen sich selbst in den Folgemonat ein, und das Break-even-Arbeitsblatt sowie die Monatsprognose zeigen, wo Sie im laufenden Monat stehen. Einmalig 499 €, Details unter Preise.